Оформление представительских расходов

Представительские расходы возникают в жизни каждой компании, ведь  нередко многие серьезные вопросы решаются в неофициальной обстановке. Однако представительские расходы вызывают повышенное внимание налоговых органов,  которые отказывают в признании расходов для целей налогообложения прибыли из-за неверно оформленных документов или из-за того, что организация не может доказать, что произведенные расходы экономически оправданы. Какие же документы и как необходимо оформить для того, чтобы представительские расходы можно было признать в расходах для целей налогообложения?

Общим требованием к оформлению документов является их соответствие законодательству (п.1 ст. 252 НК РФ). Однако Налоговый кодекс  не установил каких- то особых требований к перечню и порядку оформления документов для признания представительских расходов в целях налогообложения, что вызывает многочисленные споры между налогоплательщиками и налоговыми органами. В чем суть споров?

Оформление представительских расходов для целей налогообложения по мнению налоговых органов и Минфина России, должно включать в себя приказ на проведение официальной встречи,  смету затрат на проведение встречи, отчет о результатах, утвержденный руководителем акт об осуществлении представительских расходах.  При этом налоговые органы хотят видеть следующую информацию:

  • цели представительских мероприятий и результатах их проведения;
  • дате и месте проведения;
  • программе мероприятия;
  • составе приглашенной делегации;
  • участниках принимающей стороны;
  • величине расходов на представительские цели.

Этот перечень приведен в письме  Минфина России письмах от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675,от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26№ 03-03-06/1/807 от 13.11.2007, УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 № 21-11/113019@, от  06.10.2006 № 20-12/89121.2, от 16.05.2006 № 20-12/41851. Не предоставление такой информации влечет за собой отказ налоговых органов в признании представительских расходов для целей налогового учета.

Арбитражная практика по этому вопросу противоречива.  Есть решения как в пользу налогоплательщиков, так и в пользу налоговых органов.

В одних случаях суды, считают, что при отсутствие программы мероприятий, состава делегаций, списков участников, а также смет на каждую встречу и актов списания по каждому прием,  не препятствует признанию  представительских расходов для целей налогового учета. Такие решения принимались судами в ситуациях, когда налоговые органы, отказывая в признании представительских расходов для целей налогообложения, не обосновывали необходимость представления вышеуказанных документов. Основным аргументом арбитров являлось то, что налоговый кодекс не содержит перечня документов, которыми должно производиться оформление представительских расходов для расчета налога на прибыль.   Примеры таких судебных решений: определение ВАС РФ от 20.02.2008 № 16343/07; постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2008 № А56-15358/2007, от 14.08.2007 № А56-3739/2006, Поволжского округа от 22–29.03.2005 № А12-18384/04-С36.

В других случаях при отсутствии программы мероприятий, состава делегаций, списков участников, а также смет на каждую встречу и актов списания по каждому приему суды принимали позицию налоговых органов, указывая, что  хотя Налоговый кодекс и не содержит требований о представлении этих документов, указанное обстоятельство не является основанием для освобождения налогоплательщика от обязанности документально подтверждать произведенные расходы. Одни первичные документы не могут являться обоснованием произведенных  представительских расходов. Примеры таких решений в постановлениях ФАС Поволжского округа от 17.01.2008 по делу № А65-1734/2007-СА2-11, ФАС Северо-Западного округа от 09.10.2007г. по делу №А26-691/2006-2

Учитывая судебную практику, и с целью снижения налоговых рисков, организациям имеет смысл, планируя осуществления представительских расходов создавать пакет документов, которые позволят обосновать и документально подтвердить расходы для целей исчисления налога на прибыль.

Образец приказа  на представительские расходы

Общество с ограниченной ответственностью «Новый день»

г.Нижний Новгород                                                                                         07 мая 2013

ПРИКАЗ № 25

О проведении официальной встречи

В целях обсуждения изменений условий договора и получения возможных  скидок в при изменении объема закупки молочной продукции  приказываю:

1. Заместителю директора по закупкам Николаеву С.А.

— провести официальную встречу с представителями ОАО «Дмитровский молочный завод»

— согласовать с ОАО «Дмитровский молочный завод» дату встречи и участников встречи со стороны ОАО «Дмитровский молочный завод» до 15 мая 2013

— представить в бухгалтерию,  в течение 5 рабочих дней после окончания встречи, отчет о ее проведении.

2. Назначить ответственным за организацию и подготовку встречи начальника отдела протокола Кирова С.О.

3. Кирову С.О. до 20 мая 2013:

— разработать программу встречи и представить ее на мне утверждение

— определить место проведения переговоров

— составить смету на проведение встречи, согласовать ее с финансовой службой и бухгалтерией и представить мне на утверждение

— представить в бухгалтерию   в течение 5 рабочих дней после окончания встречи:

— акт о произведенных представительских расходах с приложением первичных документов;

— смету на проведение встречи;

— программу проведения встречи

4. Контроль за исполнением приказа возложить на финансового директора Забелина Н.П.

Генеральный директор                                                                                Федоров Д.В.

 

Образец программы проведения официальной встречи:

Общество с ограниченной ответственностью «Новый день»

                                                                                                                              Утверждаю

                   __________________

генеральный директор   Федоров Д.В.

 г.   Нижний Новгород                                                                                                           17 мая 2013

Программа мероприятия официальной встречи с представителями

ОАО «Дмитровский молочный завод».

Дата Мероприятие Время Отвественный за проведение
24.05.2013 Встреча представителей  ОАО «Дмитровский молочный завод» на вокзале, трансфер до гостиницы. 17.30-19.00 Киров С.О.
25.05.2013 Трансфер  гостиница-офис 9.30-10.00 Киров С.О.
Начало  переговоров 10.00-11.00 Николаев С.А.
Кофе-брейк 11.00-11.30 Киров С.О.
Продолжение переговоров 11.30-13.30 Николаев С.А.
Трансфер офис- гостиница «Заря» 13.30-14.00 Киров С.О.
Обед 14.00-15.30 Киров С.О.
Экскурсия по городу, возвращение в гостиницу 15.30-18.30 Киров С.О.
26.05.2013 Трансфер гостиница-офис 9.00-09.30 Киров С.О.
Проведение переговоров 9.30-11.30 Николаев С.А.
Кофе-брейк 11.30-12.00 Киров С.О.
Трансфер офис-железнодорожный вокзал 12.00-13.00 Киров С.О.

Начальник отдела  протокола                                                                                             Киров С.О.

Образец сметы на представительские расходы.

Общество с ограниченной ответственностью «Новый день»

«Утверждаю»

___________________________

генеральный директор Федоров Д.В.

 

г.   Нижний Новгород                                                                                                                17 мая 2013

Смета расходов на проведение  официальной встречи с представителями ОАО «Дмитровский молочный завод» в период с 24.05.2013 по 26.05.2013

Расход на проведение встречи Максимальная сумма, руб.
1 Трансфер приглашенных гостей  вокзал-гостиница-офис-вокзал (осуществляется собственным автотранспортом, обслуживающим администрацию)

0

2 Чай, кофе, кондитерские изделия

2 500

3 Обед в ресторане на 4 персон

10 000

4 Сувенирная продукция  с логотипом (календари, зажигалки)

1 500

5 Экскурсионное обслуживание

7 500

Итого

21 500

Согласовано

Главный бухгалтер                                                                                                                 Ласицкая И.П

Финансовый директор                                                                                                           Забелин Н.П

Образец отчета о проведении встречи

Отчет по проведении официальной встречи

29.05.2013

24.05.2013-26.05.2013 на территории ООО «Новый день» была проведена официальная встреча с представителями ООО «Дмитровский молочный завод».

На переговорах присутствовали:

со стороны ОАО «Дмитровский молочный завод» Коммерческий директор Е.Н. Коломиец,  руководитель отдела сбыта- Осипенко Т.Г., со стороны ООО «Новый день»-директор по закупкам Николаев С.А., начальник отдела протокола  Киров С.О.

Целью проведения встречи был обсуждение изменений условий поставки и получении возможных скидок на продукцию ОАО «Дмитровский молочный завод»

Результат: Достигнуто соглашение о предоставлении скидки 3%  на стоимость продукции  после достижения объема закупки свыше 5 млн.руб. в месяц. Коммерческий директор ОАО «Дмитровский молочный завод» должен подготовить и направить в адрес ООО «Новый день» дополнительное соглашение к договору.

Директор по закупкам                                                                                                       Николаев С.А.

Образец акта о расходах на проведение  официальных переговоров

Общество с ограниченной ответственностью «Новый день»

                                                                                                                       Утверждаю

___________________________

генеральный директор Федоров Д.В.

 

г.   Нижний Новгород                                                                                                        29  мая 2013

Акт об понесенных представительских расходах при проведении официальной встречи.

Расход на проведение встречи Расходы, предусмотренные сметой, руб. Фактические расходы, руб. Первичные документы
Трансфер приглашенных гостей  вокзал-гостиница-офис-вокзал (осуществляется собственным автотранспортом, обслуживающим администрацию)

0

Чай, кофе, кондитерские изделия

2 500

2500

Кассовый чек от 23.05.2013, авансовый отчет от 29.05.2013, акт на списание от 29.05.2013

Обед в ресторане на 4 персон

10 000

9400

Счет-чек ресторана

Сувенирная продукция  с логотипом (ежедневники)

1 500

1000

Накладная на внутреннее перемещение от 24.05.2013 списание,акт о распространении сувенирной продукции от 26.05.2013

Экскурсионное обслуживание

7 500

7000

Договор с экскурсионным агентством, квитанция к приходному ордеру, авансовый отчет от 29.05.2013

Итого

21 500

20400

Начальник отдела протокола                                                                                              Киров С.О.

Согласовано

Финансовый директор                                                                                                          Забелин Л.П

Понравилась статья? Поделись c друзьями-нажми на кнопки соц.сетей!

Опубликовать в Facebook
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Одноклассники
Опубликовать в Яндекс

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>